Politique de contributions

Résumé

En tant que cabinet de courtage d'assurances de premier plan, GCA (« la Société ») respecte les normes professionnelles les plus élevées en matière de confidentialité et de conformité lors de la gestion des informations des clients et des tiers et des meilleures pratiques commerciales. Nous effectuons régulièrement des examens avec les assureurs avec lesquels nous faisons affaire pour nous assurer que les polices de nos clients sont tenues en conformité à chaque étape du processus de souscription et de gestion des polices. GCA peut choisir de contribuer à des organisations caritatives et à but non lucratif.

Définir les cotisations

Une contribution, en ce qui concerne cette politique, est définie comme un don volontaire en argent à une organisation caritative ou à but non lucratif et comprend:

• Un paiement budgétisé à titre de marketing ou de publicité pour le compte de services, événements ou produits vendus ou offerts par une organisation caritative ou à but non lucratif ; ou

• Un paiement effectué indirectement à un organisme de bienfaisance ou à but non lucratif au nom d'un client (c. au profit d'un organisme de bienfaisance).

Les contributions n'incluent pas le fait de donner de son temps ou d'effectuer un travail pro bono ou de fournir d'autres formes de soutien non financier à une organisation caritative ou à but non lucratif. Toutes les contributions versées par GCA à des organismes de bienfaisance ou à but non lucratif doivent être approuvées selon un processus adopté conformément à la présente politique.

Toute contribution apportée par GCA doit :

• Être conforme à toutes les lois, réglementations et politiques gouvernementales applicables ;

• Être libre de toute intention ou compréhension, expresse ou implicite, qu'une décision commerciale en sera influencée, et doit être peu susceptible de créer l'apparence d'une telle intention ou compréhension ; et

• Ne doit pas profiter, ou sembler profiter, à un représentant du gouvernement ou à tout directeur, gestionnaire ou employé d'un client ou d'un fournisseur.

GCA ne remboursera aucune contribution apportée par un collègue individuel ou un groupe de collègues, sauf approbation contraire préalable à l'offre de don par la propriété de GCA.

RESPONSABILITÉS DES COLLÈGUES

Les conflits d'intérêts

Si un collègue de GCA a un conflit d'intérêts réel ou potentiel en faisant un don de bienfaisance à une organisation, le collègue doit fournir une divulgation immédiate et complète de l'intérêt au président de GCA et cesser de participer au processus de don, si nécessaire.

Si un collègue de GCA, ou un membre de la famille d'un collègue de GCA, a un intérêt financier ou de propriété dans l'organisation recevant le don de GCA.

Les intérêts sont définis comme suit :

• Tout avantage personnel de nature financière, de réputation ou de représentation au sein de l'organisation ; et

• Tout poste de direction ou de supervision rémunéré ou non au sein de l'organisation.

Les membres de la famille sont définis comme :

• Un conjoint ou partenaire, un parent, un enfant ou un frère ou une sœur ; ou

• Le conjoint ou le partenaire d'un parent, d'un enfant ou d'un frère ou d'une sœur.

Contributions des collègues

Si un collègue de GCA souhaite faire une contribution caritative, le don doit d'abord être proposé par écrit et approuvé par les propriétaires de GCA. Toute contribution apportée par un collègue, manager ou administrateur de GCA doit :

• Être conforme à toutes les lois, réglementations et politiques gouvernementales applicables ;

• Être libre de toute intention ou compréhension, expresse ou implicite, que toute décision commerciale sera influencée par le biais de la contribution ; et

• Ne pas profiter ou sembler profiter à un représentant du gouvernement ou à un administrateur, dirigeant ou employé d'un client ou d'un fournisseur.

Processus d'approbation

Les administrateurs et les responsables de GCA doivent examiner toutes les propositions de don pour approbation avant qu'un collègue ne fasse un don caritatif au nom de la Société. Chaque processus d'approbation doit inclure :

• Le nom et l'emplacement de l'organisme bénéficiaire, le montant monétaire destiné au don et les fins pour lesquelles le don sera utilisé ou appliqué par le(s) bénéficiaire(s); et

• Tous les dossiers de proposition, transactionnels, de communication (y compris les courriels) et fiscaux (y compris le numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance et les reçus d'impôt/confirmation de paiement). Cette procédure de conservation des dossiers s'applique à toutes les contributions proposées approuvées et refusées.

Normes d'admissibilité supplémentaires

GCA n'apportera aucune contribution à :

• Un individu;

• Une organisation politique religieuse ou partisane ; ou

• Une organisation dont les rapports de diligence raisonnable ou d'autres informations indiquent qu'elle s'est livrée à une conduite qui pourrait nuire à la réputation de GCA ou de ses clients.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur nos politiques et procédures de confidentialité, veuillez prendre contact avec notre agente de conformité aux coordonnées suivantes :

Guy Bentley, Président (Anglais)       Lori Bentley, Directrice de l’expoitation (Anglais)
Téléphone : (416) 363 0072                      Téléphone : (416) 363 0075
Courriel : gbentley@iagi.ca                      Courriel : lbentley@iagi.ca